In thẻ từ sử dụng trong các công ty, cửa hàng, rạp chiếu phim hay thẻ ngân hàng đang rất phổ biến. Đi đâu chúng ta đều có thể thấy chiếc thẻ từ, thậm chí hầu như ai cũng đang sở hữu chúng.
Thẻ từ đã và đang được sử dụng rất nhiều nhưng không phải ai cũng có thể hiểu được chúng hoạt động như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn rõ hơn về cơ chế hoạt động của loại thẻ từ nhựa này và chúng được ứng dụng phổ biến ra sao.
Thẻ từ là gì?
Thẻ từ là loại thẻ được sử dụng phổ biến, đặc biệt là trong ngành dịch vụ. Thẻ từ phục vụ cho công việc quản lý thông tin hiệu quả và dễ dàng hơn. Thay vì các loại thẻ nhựa thông thường, thẻ nhựa được hỗ trợ một dải băng từ tính ở phía sau – nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu về chủ thẻ và những thông tin này sẽ được hiển thị thông qua các thiết đọc thẻ hiện đại.
Thẻ từ được làm bằng chất liệu nhựa PVC cao cấp, chống được độ ma sát và nhiệt độ cao từ các máy đọc thẻ. Kích thước thẻ từ thường là 85.6mm x 54mm, ngoài ra còn có một số kích thước khác mà bạn có thể tham khảo và lựa chọn tại các đơn vị cung cấp thẻ từ. Thẻ từ nhựa có rất nhiều màu sắc và thường được bo tròn 4 góc để trông mềm mại và đẹp hơn, người sử dụng dễ càng cất giữ và sử dụng hơn.
Thẻ từ cho khách VIP thường được nhiều cửa hàng sử dụng
Dải băng từ chính là dấu hiệu nhận biết riêng biệt nhất của thẻ từ với các thông số kỹ thuật cụ thể như:
- Dải băng có kích thước 8.5cm x 1.2cm
- Dải băng có 3 rãnh (track) chứ thông tin với độ rộng mỗi rãnh khoảng 1/10 inch
- Các thông tin trên thẻ sẽ được mã hóa và thêm vào trên 3 rãnh (track) của mặt sau băng từ, tuân thủ theo chuẩn ISO 7811-2
Ưu điểm, nhược điểm khi sử dụng in thẻ từ chấm công
Thẻ từ là một trong những hình thức sử dụng để chấm công đầu tiên. Và đến hiện nay, nhiều công ty vẫn giữ hình thức chấm công bằng thẻ từ này để kiểm soát thời gian đi làm và kết thúc giờ làm việc của công ty bởi chúng mang lại khá nhiều ưu điểm nôi trội, nhưng bên cạnh đó cũng có lỗ hổng khá lớn mà bạn cần biết.
Ưu điểm
Không phải bỗng nhiên mà thẻ từ nhựa trở thành loại thẻ được thị trường săn đón. Chúng sở hữu rất nhiều ưu điểm vượt trội hơn loại thẻ giấy cũ:
- Đẹp, mang lại sự cảm giác chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ cao.
- Có nhiều màu sắc để lựa chọn.
- Có thể in ấn lên thẻ những thông tin liên quan đến công ty như logo, tên công ty,… hoặc thông tin về nhân viên sở hữu thẻ.
- Siêu bền. Có thể tiếp xúc với nước hoặc nắng nóng mà không ảnh hưởng đến chất lượng.
- Dễ dàng cất giữ trong ví, không sợ gãy hay rách như giấy.
- Đặc biệt là dải vạch từ lưu trữ được thông tin nhân viên, tiện lợi hơn trong việc quản lý.
- Xuất trình thông tin chấm công dễ dàng đúng theo hệ thống đọc thẻ đã được ghi nhận lại
- Tiện lợi hơn trong việc tính lương hàng tháng và quản lý nhân viên.
Nhược điểm
Bên cạnh rất nhiều ưu điểm, thẻ từ chấm công cũng không thoát khỏi một lỗ hỏng rất lớn giúp cho việc quản lý không được chính xác. Do thẻ từ chỉ hoạt động khi đuợc đưa qua máy đọc thẻ và ghi dữ liệu, do đó mà việc chấm công có thể bị “gian lận” khi bất kỳ ai cũng có thể chấm công bằng một chiếc thẻ, đó là trường hợp chấm công thay. Đây là một một nhược điểm rất lớn của thẻ từ khi ai cũng có thể sở hữu chiếc thẻ và sử dụng, không được chặt chẽ như hình thức chấm công bằng dấu vân tay.
Để khắc phục trường hợp này, bạn buộc phải có những nhân viên lễ tân trực ở máy chấm công, theo dõi qua hệ thống và camera để kiểm soát chặt chẽ hơn, tuy nhiên cách này chỉ hiệu quả với những công ty nhỏ. Còn công ty lớn với số lượng nhân viên quá đông, không thể theo dõi gần mà phải kiểm soát từ xa thì buộc phải chấp nhận rủi ro này.
Ứng dụng của thẻ từ
Thẻ từ được ứng dụng vô cùng rộng rãi và đang dần thay thế các loại thẻ thông thường khác. Hầu như ở các công ty hay cửa hàng đã đưa thẻ từ vào sử dụng để quản lý khách hàng và hội viên trực tiếp trên máy tính, nhanh chóng hơn, tối ưu hơn phương pháp thủ công viết tay như xưa.
Thẻ từ nhân viên
In thẻ từ nhân viên ra vào tòa nhà khách sạn & trung tâm hội nghị – In Kỹ Thuật Số Since 2006
Thay cho loại thẻ nhựa thường, các công ty hiện nay kết hợp thẻ nhân viên với thẻ chấm công. Bằng cách in các thông tin của nhân viên trực tiếp lên thẻ và được nhân viên đeo lên cổ như trước, công ty kết hợp sử dụng loại thẻ đó để chấm công cho mỗi nhân viên, thực hiện báo cáo thời gian ra/vào đối với máy đọc thẻ.
Với thẻ chấm công này, các kế toán sẽ dễ dàng tính lương bằng cách xuất dữ liệu đúng theo những gi mà hệ thống ghi được. Mỗi thẻ từ sẽ là một mã số nhân viên cố định ứng với nhân viên đó. Thẻ từ có thể báo cáo thời gian chính xác, phù hợp cho những công ty lớn có hàng ngàn nhân viên, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng.
Thẻ từ thang máy
Hiện nay đây là hình thức phổ biến nhất của thẻ từ. Các tòa nhà cao tầng bây giờ là những khối tích hợp nhiều lợi ích trong cùng một diện tích. Cụ thể những tầng bên dưới là trung tâm thương mại, những tầng giữ là office văn phòng, và các tầng trên cùng là khu dân cư. Chính vì sự tổng hợp này mà ban quản lý tòa nhà phải có sự quản lý việc ra vào các khu vực khác nhau cực kỳ chặt chẽ.
Thẻ từ nhựa dùng trong các tòa nhà để thắt chặt an ninh
Đến lúc này bạn sẽ cần đến những chiếc thẻ từ để tiện hơn trong việc quản lý. Mỗi chiếc thẻ từ bạn được cung cấp sẽ chỉ đi lên được những tầng nhất định, dùng khi đi thang máy. Với những tầng làm trung tâm thương mại – nơi ra vào tự do của các khách hàng bên ngoài thì không phải sử dụng thẻ.
Đến tầng khối văn phòng, những nhân viên sẽ được cấp thẻ từ để lên được đúng tầng mình làm việc bằng cách quẹt thẻ trong hệ thống thang máy và bấm chọn. Tương tự với tầng nhà ở, mỗi dân cư sẽ có thẻ đi dược đến đúng tầng mình ở. Hệ thống này giúp cho việc quản lý chặt chẽ và đảm bảo hệ thống an ninh.
Thẻ từ khách sạn
Việc quản lý bằng thẻ từ còn được triển khai thực hiện tại các khách sạn quy mô lớn. Thay vì giao cho khách những chìa khóa phòng như xưa, hiện nay nhiều khách sạn đã xây dựng hệ thống cửa ra vào từng phòng bằng khóa từ, được mở bằng những thẻ từ để tiện hơn, nhanh hơn, mở cửa chỉ bằng một động tác quẹt thẻ.
Bằng những chiếc thẻ từ này, chủ khách sạn còn có thể kiểm tra được mức độ sử dụng các phòng trong một tháng, tiện hơn rất nhiều trong việc quản lý mà đối chiếu các số liệu. Dễ dàng bảo quản thẻ hơn, không gây ồn ào như chìa khóa.
Thẻ từ ngân hàng
Gần gũi và thường xuyên tiếp xúc với chúng ta nhất chính là các loại thẻ ngân hàng mà chúng ta vẫn dùng để rút tiền Từ thẻ ATM, Visa hay Master Card đều được trang bị dải băng từ phía sau, lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, thông tin giao dịch, được kết nối với hệ thống chủ của ngân hàng để quản lý các giao dịch cũng như việc bảo mật.
Máy ATM chính là nơi được trang bị hệ thống đọc thẻ và là phương tiện kết nối thông tin.
Thẻ từ giữ xe
Thông dụng nhất vẫn là sử dụng thẻ từ là thẻ giữ xe. Thay vì các nhân viên bảo vệ, nhân viên giữ xe phải ghi tay biển số xe, đặc điểm xe và dùng trí nhớ để mình để nhận biết chủ nhân chiếc xe nhưng vẫn bị sai sót và không chắc hắn, thì ngày nay các hệ thống giữ xe bằng thẻ từ được dùng rất nhiều, nhất là tại các tòa nhà, chung cư.
Mỗi dân cư sống tại đó sẽ được trang bị một chiếc thẻ từ, khi ra/vào nơi giữ xe sẽ phải quẹt chúng ta hệ thống đọc thẻ để cửa mở ra và đi vào. Bên cạnh thông tin cá nhân, trên thẻ sẽ lưu giữ cả hình ảnh chiếc xe để bảo vệ tiện theo dõi. Đặc biệt khi vô tình nhặt được thẻ bị rơi, chỉ cần quẹt thử thẻ là sẽ biết chủ nhân của chúng.
Thẻ từ ra, vào tòa nhà
In thẻ từ chung cư, thẻ từ bãi giữ xe – In Kỹ Thuật Số Since 2006
Sử dụng thẻ từ làm thẻ ra, vào tòa nhà thường được sử dụng tại các tòa nhà lớn, các công ty, tập đoàn diện tích lớn, nhất là ở nước ngooài đã ứng dụng hình thức này rất nhiều. Một số tòa nhà tích hợp trung tâm thương mại lẫn khu văn phòng trên cùng một tầng (những nơi có lợi thế về bề ngang) buộc phải sử dụng thẻ từ để quản lý. Ví dụ điển hình chính là tòa nhà Bitexco quận 1, TPHCM.
Ngoài khu vực mua sắm, những nhân viên muốn vào khu vực làm việc phải quẹt thẻ ra/vào thì hệ thống cửa mới mở ra. Hình thức này tương tự với sử dụng trong thang máy, nhưng khác là sử dụng trên hệ thống cửa chắn từng khu vực khác nhau.
Thẻ từ hội viên tại các câu lạc bộ
Các câu lạc bộ như gym, yoga hiện nay hầu như đều sử dụng thẻ từ để quản lý hệ thống hội viên của mình.
Thẻ từ hội viên giúp thuận lợi hơn trong việc quản lý và theo dõi tuần suất hoạt động của hội viên
Hội viên khi ra, vào câu lạc bộ sẽ phải xuất trình thẻ để các bạn lễ tân quẹt thẻ, nhận dạng đúng thành viên không rồi mới cho vào để bảo vệ quyền lợi của hội viên và quan trọng nhất là để câu lạc bộ quản lý lượt tham gia của hội viên và lên kế hoạch chăm sóc khách hàng hay chương trình khuyến mãi khi cần thiết.
Thẻ từ VIP, thẻ thành viên tích điểm
Một số cửa hàng mua sắm bán lẻ hiện nay sử dụng thẻ từ để phát hành thẻ VIP, thẻ vàng, thẻ bạc hay thẻ đồng cho khách hàng. Mỗi màu thẻ sẽ đại diện cho một cấp bậc, được nâng cấp khi đạt đủ điểm mua sắm. Phổ biến hơn cả chính là những thẻ thành viên tại các rạp chiếu phim, chúng chính là thẻ từ, được sử dụng để tích điểm mỗi khi mua vé xem phim hoặc đồ ăn thức uống tại rạp.
Tại các siêu thị hay nhà sách cũng đang triển khai và một số nơi đã thực hiện. Việc sở hữu loại thẻ từ theo cấp bậc cũng là động lực quan trọng để kích thích mua sắm cho khách hàng. Bên cạnh đó, thẻ từ còn là công cụ để tính điểm thành viên, là công cụ để thực hiện các chương trình khuyến mãi dễ dàng, hấp dẫn. Một số nơi còn phát hành cả các loại thẻ khuyến mãi, thẻ giảm giá kèm theo khi có chương trình khuyến mãi hoặc đối với các khách hàng VIP.
Các loại gia công in ấn thẻ từ
Thẻ nhựa thường có hình dáng cố định và các đơn vị in ấn thường không tác động vào bằng các kỹ thuật gia công vì sợ ảnh hưởng đến dải băng từ phía sau thẻ. Nếu tác động đến kích thước thẻ từ có thể sẽ làm hư thẻ. Chúng tôi chỉ cung cấp cho bạn hai loại gia công quan trọng nhất là gia công cán màng thẻ và kéo mã thẻ từ.
Gia công cán màng thẻ từ
Tương tự như các sản phẩm in ấn khác, thẻ từ mà quý khách hàng cung cấp cho chúng tôi sẽ được thực hiện cán màng theo yêu cầu nhưng không hề làm ảnh hưởng đến chất lượng của thẻ và dải băng từ. Gia công cán màng gồm hai loại màng: màng bóng và màng mờ. Trong đó:
- Màng bóng: mang lại hiệu ứng bóng sáng cho thẻ, giúp thẻ bắt sáng tốt dưới ánh đèn hoặc ánh sáng mặt trời.
- Màng mờ: giúp lớp mực được in lên mờ hẳn so với lúc ban đầu, mang lại cảm giác ẩn chìm, tạo sự sang trọng cho thẻ.
Gia công cán màng là kỹ thuật giúp cho mực in lên thẻ được bảo vệ một cách tốt nhất, không phai màu sau thời gian sử dụng lâu ngày và hạn chế bị mòn thẻ trong quá trình sử dụng.
Gia công kéo mã từ
Thẻ từ sau khi được in ấn hoàn chỉnh ở phần bề mặt bao gồm toàn bộ thông tin mà khách hàng muốn in được thể hiện trong file thiết kế sẽ được thực hiện kéo mã từ.
Kéo dải mã từ là công đoạn gia công cuối cùng giúp cho thẻ từ có thể hoạt động được. Với mã từ (số seri) mà khách hàng cung cấp, chúng tôi sẽ thực hiện mã hóa và add mã từ này vào thẻ bằng hệ thống mã hóa, đọc thẻ hiện đại. Khi giao lại thẻ cho khách, thẻ sẽ hoạt động và mỗi thông tin của chủ thẻ sẽ ứng với số seri mà bạn cung cấp cho InKyThuatSo.
Dịch vụ thiết kế thẻ từ
Để thực hiện in ấn thẻ từ, bạn không thể thiếu được những file thiết kế của thẻ để chúng tôi thực hiện in ấn lên thẻ. InKyThuatSo cung cấp dịch vụ thiết kế thẻ nhựa chuyên nghiệp được thực hiện bằng chính đội ngũ thiết kế nhiều năm kinh nghiệm tại công ty. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn những mẫu thẻ đẹp nhất để bạn có thể lựa chọn thiết kế hoặc yêu cầu thiết kế sáng tạo.
Để thực hiện thiết kế thẻ từ, bạn vui lòng cung cấp những thông tin sau:
- Mục đích sử dụng của thẻ
- Kích thước thẻ
- Màu nền thẻ
- Logo, tên công ty/nhân viên/tòa nhà
- Toàn bộ thông tin cần in lên thẻ
File thiết kế cuối cùng sau khi được bạn duyệt sẽ được đưa vào in ấn. Có yêu cầu in test theo yêu cầu.
